Úřední deska

Od 1.1.2006 vstoupil v platnost nový správní řád - zákon č. 500/2004 Sb., který v §26 ukládá všem správním orgánům zřídit úřední desku, která musí být nepřetržitě přístupná. Obsah úřední desky musí být zajištěn i způsobem umožňujícím dálkový přístup (dále elektronická úřední deska).

 Dokumenty v elektronické podobě
 

Většina správních orgánů má vytvořené šablony pro elektronické dokumenty a do takto připravených šablon každý pracovník má možnost vyplnit text úředního sdělení.

Pro elektronickou úřední desku je třeba dokument ještě upravit vzhledem k dodržování zákona na ochranu osobních údajů.

Úřední sdělení v elektronické podobě (upravené pro elektronickou úřední desku) lze na základě nadefinovaných práv zveřejnit automaticky na elektronické úřední desce bez ohledu na formát vyvěšovaného dokumentu.

Dokumenty připravené k vyvěšení na elektronické úřední desce jsou již hotové, konečné, bez možnosti jakéhokoliv zásahu do jejich obsahu (mají již přidělenu spisovou značku číslo jednací).

Definování  pracovníků s právem pracovat s úřední deskou
 

Vedení úřadu má možnost samo si definovat pracovníky, kteří budou mít přístup hotové (schválené) elektronické dokumenty zveřejnit na elektronické úřední desce (tímto pracovníkem může být každý zaměstnanec správního úřadu nebo pouze vybraný pracovník).

Zveřejňovanému dokumentu na elektronické úřední desce musí pracovník zadat datum vyvěšení a datum svěšení dokumentu (ve výjimečných případech prodloužení nebo zkrácení datumu svěšení).

Uložení zveřejňovaných dokumentů
 

Na elektronické úřední desce se zobrazují dokumenty uložené v jednotném úložišti správního úřadu. Jak se dostanou dokumenty do tohoto úložiště? 

  • úřad využívá elektronickou spisovou službu, v našem případě systému EZOP - Elektronické Zpracování Oběhu Pošty (není ovšem podmínkou). V tomto případě má uživatel již přidělováním čísla jednacího možnost zpracovaný dokument uložit do centrálního úložiště a definovaným postupem tento dokument zveřejnit na úřední desce.
  • úřad vede spisovou službu pomocí klasických papírových podacích deníků. V tomto případě je do elektronických dokumentů zapsána spisová značka dle pravidel stanovených úřadem zapsána ručně. Pomocí jednoduchého systému, který umožní příslušnému pracovníkovi zadat potřebné údaje ke zveřejnění dokumentu, lze vytvořený elektronický dokument uložit do centrálního úložiště.
Přístup k elektronické úřední desce
  Přístup k elektronické úřední desce je možno zajistit pomocí odkazu na webu příslušného správního úřadu. Nabízíme také naši doménu.
Kdo může tento produkt využít?
 

Tento produkt nemusí být využíván pouze správním úřadem, kterému zveřejňování dokumentů ukládá zákon. Lze ho využít i u jiných organizací, které pro své zákazníky vyvěšují dokumenty s určitým časovým omezením. Potom jim toto zveřejňování systém elektronické úřední desky automaticky zabezpečí. 

 

Jsme připraveni předvést systém přímo na Vašem pracovišti.