Informační systém EZOP pro vedení elektronické spisové služby

Systém EZOP zajišťuje vedení spisové služby. Že nevíte k čemu by pro vás byl dobrý? Tento produkt Vám pomůže udělat si pořádek v písemnostech (dokumentech v libovolné podobě), které do Vaší organizace přišly (došlá pošta) nebo vznikly z činnosti organizace. Každé písemnosti přidělí automaticky jednoznačný identifikátor.
 Charakteristika systému:
  Informační systém EZOP zajišťuje komplexní vedení spisové služby. S jeho pomocí je možné nahradit veškeré papírové podací deníky a ostatní evidenční pomůcky s touto problematikou spojené. EZOP řeší evidenci, oběh, schvalování a vyřizování písemností, včetně jejich zařazení do spisů (složek).
Základní funkcionalita systému
 
  • evidence písemností přijatých organizací od externích partnerů 
  • evidence písemností vzniklých z činnosti organizace
  • oběh písemností a spisů v organizaci
  • předávání a vyřizování písemností a spisů v rámci agendy organizace včetně možností určení koncového pracovníka a zadání termínů pro vyřízení
  • vypravování písemností z organizace na externí partnery
  • sledování celého životního cyklu písemností (od evidence a pohybu po organizaci, až po nastavení skartačních znaků a lhůt a uložení do příruční spisovny pro případnou následnou archivaci)
  • správa organizační struktury organizace pro potřeby oběhu písemností
  • administrace uživatelských přístupů včetně oprávnění na akce a data
  • univerzální tiskové výstupy nad libovolnými daty
  • tisk poštovních podacích archů
  • možnost využití čárového kódu pro fyzickou evidenci písemností a jejich vypravování
  • nastavení zálohování dat
  Respektování organizační struktrury
   EZOP akceptuje organizační strukturu organizace a nastavení lze přizpůsobit aktuálním potřebám (zastupování pracovníků, delegování práv, definice nadřízených pracovníků apod.).
  Úložiště elektronických dokumentů
 

Pro ukládání elektronických dokumentů lze využít různých typů úložišť (doporučujeme naše vlastní, nebo MS SharePoint). Systém poté zajišťuje řízený přístup k uloženým dokumentům.

  Legislativa
  EZOP splňuje legislativní požadavky vycházející z platných zákonů a norem a respektuje i ostatní obecně platné předpisy týkající se vnitřního oběhu a zpracování písemností v organizaci.
Jsme připraveni předvést systém přímo na Vašem pracovišti